ADS
Komunikacja organizacyjna ma znaczenie
Wszelkie wewnętrzne komunikacje korporacyjne – pomiędzy pracownikami, przedstawicielami, managerami i rzecznikami prasowymi – stanowią komunikację organizacyjną. Sukces organizacji zależy od dobrej komunikacji. Poprawiona komunikacja sprawia, że firmy działają efektywniej. W tym wpisie wyjaśniamy rodzaje komunikacji organizacyjnej i dlaczego są one ważne.
Dlaczego komunikacja organizacyjna jest ważna?
Organizacje kwitną dzięki spójnemu wizerunkowi marki i obrazowi spowodowanemu efektywną komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną. Managerowie potrzebują komunikacji organizacyjnej do planowania i realizacji inicjatyw. Ważne składowe komunikacji organizacyjnej to:
Stworzenie dobrego miejsca pracy
Wzrost morale sprzyja dobremu miejscu pracy, co przekłada się na sukces korporacyjny. W miejscu pracy opartym na otwartej komunikacji pracownicy znają swoje role i oczekiwania korporacyjne. Pracownicy rozumieją, jak osiągnąć swoje cele, co poprawia morale i retencję. Otwarte kanały komunikacji pozwalają menadżmentowi słuchać i rozwiązywać problemy pracownicze. Efektywna komunikacja w miejscu pracy sprawia, że wszyscy pracownicy czują się docenieni i uwzględnieni w decyzjach korporacyjnych.
Podniesienie motywacji pracowników
Wytyczenie klarownych i realistycznych celów za pośrednictwem komunikacji korporacyjnej pomaga motywować pracowników. Managerowie mogą określić jasne cele dla pracowników, znając wymagania i procedury zadania. Komunikacja organizacyjna może również dostarczyć informacji zwrotnej, aby pomóc pracownikom poprawić swoją pracę i rozwijać się w danej branży. Motywacja zwiększa produktywność pracowników i wydajność korporacyjną.
Promowanie rozwoju
Sukces biznesowy zależy od dostosowania się do potrzeb rynku i klientów. Skuteczna komunikacja wewnątrz organizacji promuje wzrost korporacyjny i pozycję lidera na rynku. Poprzez otwarte kanały komunikacji, pracownicy i zarządzanie mogą dzielić się pomysłami, omawiać zmiany polityki i szybko znaleźć rozwiązania na nowe problemy. W ten sposób organizacja pozostaje na bieżąco z najlepszymi praktykami i ulepsza swoje usługi dla klientów.
Dostarczanie istotnych informacji
Wszyscy pracownicy potrzebują informacji, aby wykonywać swoje zadania, dlatego komunikacja biznesowa jest kluczowa. Członkowie zespołu posiadają dane, polityki i fakty, aby dobrze wykonać swoje zadania. Utrzymanie produktywności pracowników i wglądu w biznes wymaga rozpowszechniania informacji w całej organizacji. Managerowie mogą również wykorzystać informacje do podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów.
Rozwój umiejętności zarządzania
Skuteczna komunikacja organizacyjna poprawia umiejętności managerów. Klarowna, zdecydowana komunikacja poprawia zarządzanie poprzez przydzielanie obowiązków, zachęcanie pracowników, budowanie relacji i rozwiązywanie sporów. Otwarta komunikacja między managerami i personelem zachęca do realistycznego rozwiązywania problemów i skutecznych odpowiedzi na niespodziewane wyzwania.
Utrzymywanie zgodności z polityką firmy
Zasady firmowe określają jasne wytyczne dla różnych sytuacji zawodowych. Polityki, od kodeksów postępowania pracowników po procedury dyscyplinarne, unifikują oczekiwania, przyspieszają procesy i promują bezpieczne, dostępne miejsca pracy. Strategia komunikacji sprawia, że wszyscy pracownicy czują się wspierani i mile widziani. Aby stworzyć jasne standardy w miejscu pracy i promować otwartą komunikację, managerowie informują pracowników o zasadach korporacyjnych i nowych procesach. Można to osiągnąć za pomocą podręcznika pracownika, wspólnej elektronicznej bazy zasad lub innego środka.
Promowanie współpracy personelu
Komunikacja organizacyjna pomaga zespołom osiągać cele razem. Komunikacja jest kluczowa do tworzenia środowisk opartych na współpracy, zachowując wspólną wizję i upraszczając skomplikowane procesy. Ta komunikacja pomaga również liderom zrozumieć role członków zespołu w większych drużynach. Managerowie muszą wykorzystać komunikację formalną i nieformalną, aby dostarczyć istotnych informacji i promować współpracę oraz otwartą dyskusję.
Budowanie rozpoznawalności marki
Marki są utrzymywane przez firmy. Loyalność klientów i przychody wzrastają, gdy klienci rozpoznają Twoją markę poprzez posty w mediach społecznościowych i wewnętrzne komunikaty. Spójny ton i styl we wszystkich komunikatach promuje wizerunek firmy. Większe firmy korzystają z norm wzorniczych do standaryzacji swoich komunikatów, tworzenia unikalnych stylów w mediach społecznościowych i ustanawiania profesjonalnej obecności na rynku.
Skuteczne rodzaje komunikacji organizacyjnej
Organizacja musi wiedzieć, kiedy i jak stosować wiele metod komunikacji, aby efektywnie się komunikować. Ta wiedza pozwala pracownikom zrozumieć, która metoda komunikacji jest najlepsza w różnych sytuacjach, co zwiększa produktywność w miejscu pracy i wydajność korporacyjną. W miejscu pracy organizacje wykorzystują techniki komunikacyjne takie jak:
Komunikacja pisemna
Pisanie jest ważne dla dostarczania namacalnych informacji i powielania komunikacji. Komunikacja pisemna stosuje krótkie akapity, aby zwrócić uwagę czytelników. Komunikacja pisemna może być mniej interesująca niż werbalna. Pamiętaj o uwzględnieniu odbiorcy, kiedy piszesz, aby użyć odpowiedniego tonu i struktury. Przykłady pisania w miejscu pracy to:
E-maile, dokumenty, i instrukcje
Memo, tablice ogłoszeniowe dla personelu i biuletyny
Znaki i plakaty
Komunikacja werbalna
Współpraca często wymaga komunikacji werbalnej. Doskonała komunikacja werbalna może poprawić współpracę w miejscu pracy, dzielenie się pomysłami i wyrażanie opinii. Ton, komunikacja niewerbalna i otoczenie mają wpływ na komunikację werbalną. Komunikacja werbalna wymaga dokładnej wymowy i uważnego słuchania, aby uniknąć nieporozumień. Profesjonalne organizacje wykorzystują strategie komunikacji werbalnej takie jak:
Spotkania twarzą w twarz
Luźna rozmowa
Wirtualne spotkania
Telefon, prezentacje, przemówienia
Komunikacja hierarchiczna
Hierarchia firmy określa kierunek komunikacji. Firmy mogą poprawić relacje, identyfikując swój styl hierarchicznej komunikacji. W hierarchii firmowej komunikacja w górę oznacza, że pracownicy wyrażają problemy lub pomysły zarządzaniu. Pracownicy znają procedury korporacyjne, aby podejść do kadry kierowniczej w luźnym rozmowie lub korespondencji. Komunikacja w dół ma miejsce, gdy kierownicy lub liderzy zespołów podejmują kontakt z pracownikami niższego szczebla. Managerowie mogą delegować, skarżyć się lub udzielać konstruktywnej krytyki. W tych spotkaniach managerowie szanują i biorą odpowiedzialność za pracowników, ponieważ komunikator jest w starszym wieku. Personel łączy się z kolegami i innymi na tym samym poziomie organizacyjnym poprzez komunikację poziomą. Choć nieformalne, te codzienne rozmowy są istotne dla zadowolenia pracowników i zachowania profesjonalizmu.
Komunikacja zespołowa
Nieoficjalne komunikaty korporacyjne oparte na zespołach sprzyjają współpracy, kreatywności i rozwojowi. W zespole pracownicy swobodnie dyskutują na temat pomysłów i dzielą się istotnymi informacjami poprzez różne kanały. Szybka komunikacja zespołowa obejmuje burze mózgów na spotkaniach i wymianę krótkich punktów na wspólnym elektronicznym miejscu pracy. Komunikacja zespołowa sprzyja kreatywności i innowacyjnym sposobom rozwiązywania problemów i pracy zespołowej ze względu na swój luźny ton i sposób. Te komunikaty organizacyjne często nie pozostawiają śladów na papierze ze względu na swoją rozmowę.
Komunikacja oficjalna
Pisanie jest powszechne w komunikatach formalnych, które często obejmują spotkania firmowe i ogłoszenia. Są inne niż rozmowy przy biurku, takie jak szef odpowiada na pytanie przy okazji lub dwaj pracownicy omawiają projekt podczas lunchu. Komunikaty formalne tworzą oczekiwania pracowników, dokumentują wydarzenia i spełniają wymogi korporacyjne poprzez pisemne procesy. Formalne komunikaty przechodzą przez hierarchię firmy i pomagają utrzymać praktyczne, systematyczne podejście do biznesu. Formalne komunikaty w korporacjach obejmują polityki i procedury.
Protokoły zebrań
Memo
Komunikacja zewnętrzna
Komunikacja zewnętrzna to wszelkie publiczne lub wychodzące komunikaty. Ponieważ osoby z zewnątrz mogą widzieć te interakcje, powinny odpowiadać Twoim wymaganiom dotyczącym marki i być miłe w kontaktach. Specjaliści od treści i zarządzania mediami społecznościowymi są zatrudniani do tworzenia pozytywnego wizerunku marki poprzez posty w mediach społecznościowych, ogłoszenia prasowe i kampanie marketingowe. E-maile do partnerów i spotkania z kontrahentami to komunikacje zewnętrzne. Dlatego wszyscy pracownicy otrzymują szkolenia w zakresie profesjonalizmu w komunikacjach zewnętrznych dla swojej firmy.
